Microsoft Teams es una herramienta enfocada a potenciar el trabajo en equipo, la nueva apuesta de la empresa por seguir siendo relevante y una de las pioneras en lo que respecta a software dentro del mundo online.
Como sabemos, el teletrabajo es cada vez más común tanto para grupos de autónomos y sus trabajadores, como para pequeñas, medianas y grandes empresas. Recientemente, además, hemos vivido una pandemia mundial de la que no sabemos aún si saldremos y que ha propiciado esta nueva forma de trabajo a distancia para prácticamente la totalidad del mundo.
Muchos han tenido que cambiar por completo su rutina diaria, así como su método de trabajo habitual: se acabó el ir a la oficina, ahora con el virus y la distancia social, hay que trabajar desde casa.
Así que si eres una de estas personas y/o empresas que se han visto afectadas por esto (que son prácticamente la mayoría) probablemente este artículo te resulte muy interesante, sobre todo porque trabajar a distancia es algo nuevo para la mayoría, y no todos saben cómo hacerlo de la mejor forma posible.
A muchos les ha pillado de improvisto, y no han sabido cómo reaccionar. Sobre todo la preocupación de cualquier empresario que se precie es cómo darle los medios a sus empleados para trabajar online, y que éstos puedan seguir desempeñando sus funciones sin limitaciones. Pues bien, la respuesta a todo esto tiene un nombre, y ese es Microsoft Teams.
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¿Qué es Teams, y cómo sacarle el máximo rendimiento?
Teams nace con la premisa de potenciar el trabajo en equipo, un tipo de software cada vez más popular pero que aún no tenía mucha competencia de mercado, sobre todo por parte de una de las más grandes empresas dentro del mundo de la informática como es la propia Microsoft.
Además, y como no podía ser de otra forma, para aumentar su atractivo de cara a la galería, la herramienta incluye funciones de conectividad con otros programas como Outlook, Hotmail o los servicios ofimáticos de Microsoft a través de Office 365, la versión en la nube de la popular suite ofimática de la compañía, que ya triunfó con sus versiones de 2013, Office 2016 y 2019.
Esto lo hace un software de gestión de equipos y teletrabajo mucho más interesante para los usuarios, ya que vendría a ser una herramienta «todo en uno». Con más servicios y ventajas que las del resto (por ejemplo, Slack) a la hora de generar un entorno de trabajo.
Principales características de la herramienta
- La comunicación y la colaboración entre usuarios son los dos pilares de Teams, por lo que la posibilidad de crear varios grupos de trabajo, añadir y organizar en ellos a los trabajadores según sus puestos o funciones en la empresa es una de las más evidentes.
- No tienes que preocuparte por el máximo de usuarios, ya que el límite son 500.000.
- Se incluye una función de compartir pantalla con otros participantes de un mismo grupo, o solo con algunos en concreto, que funciona tanto con el escritorio como con documentos de cualquier tipo, así como con la interfaz de otros programas y herramientas.
- De igual forma, los chats e inclusive las videollamadas son también otro de los servicios más importantes dentro de Microsoft Teams. Se podrán realizar tanto grupalmente como de forma privada y personal entre usuarios, y combinarlo con la función de compartir la pantalla. Como dato extra, es posible añadir y quitar personas de dicha videollamada para realizar colaboraciones esporádicas, que alguien realice algún apunte, etc. Esto es perfecto para realizar reuniones expréss, por poner solo un ejemplo.
- La opción de búsqueda en todos los chats está presente también, permitiendo encontrar algún dato importante en una vieja conversación, o volver a revisar cualquier tipo de contenido publicado a través del programa.
- Además, también podrás compartir y buscar archivos ya que a nivel de almacenamiento Microsoft Teams ofrece 2GB personales para cada usuario y 10GB en total para cada grupo.
- Este almacenamiento aumenta enormemente si lo complementas con el uso de Office 365, ya que el plan más básico de este incluye hasta 6TB.
- No es la única característica interesante que surge de unir ambas herramientas: con la implementación de Office 365 Teams, tendrás acceso a todos los programas ofimáticos tanto para cada usuario de forma unipersonal, como para todos a nivel grupal, de forma que podrán hacer uso de las mismas simultáneamente.
Se podrá acceder a Word, Excel, etc. A través de las propias pestañas de la interfaz de Microsoft Teams, lo que agiliza cualquier interacción y sobre todo potencia el trabajo de grupo. Se puede revisar un documento junto a varios compañeros, o inclusive rellenar una tabla de contenido de forma ordenada entre varios y en tiempo real… Las posibilidades son prácticamente infinitas. De igual forma, también estarán disponibles los servicios en la nube. - Más de 300 herramientas, aplicaciones y servicios compatibles, que se encargarán de potenciar las posibilidades, el rendimiento y la funcionalidad de una de las herramientas de gestión de equipos ya de por sí más completa del mercado.
- Y por último, pero no menos importante: por supuesto, Microsoft Teams también está disponible para móviles.
Descargar Teams gratis para cualquiera
Si todas estas funciones y características te han convencido de que realmente Teams es la herramientas que necesitas para solventar el paso al teletrabajo, entonces te explicaremos cómo descargar Teams y utilizar la herramienta totalmente gratis.
De igual forma, también te enseñaremos a cómo crear tu primer equipo de trabajo paso a paso dentro de la aplicación. ¡Lo demás es cosa vuestra!
- En primer lugar, deberás de acceder a la herramienta a través de la web de la propia compañía.
- Una vez ahí podrás optar por su versión gratuita o la de «pago», que pasa por la suscripción a Office 365.
- A continuación, el correo de tu cuenta Microsoft será el que se utilice también como base para el entorno de trabajo. Si en dicha cuenta dispones ya de cualquier otra herramienta o servicio compatible con Microsoft Teams, también estará incorporado.
- Tras hacer clic en siguiente, podrás seleccionar el entorno y la finalidad para la que vaya a ser utilizado Teams.
Crear tu primer grupo de trabajo con Teams
- Entramos en el tramo final de la configuración de la herramienta. En la próxima pantalla se deberá de añadir el nombre ya sea de la empresa o el centro educativo, y pulsar sobre «Configurar Ahora».
- Es precisamente en este paso donde deberás de seleccionar algunas opciones básicas totalmente personalizadas y personales para aplicarlas a tu primer grupo de trabajo, por lo que las dejamos a tu elección. Eso sí, te aconsejamos seleccionar hacerlo desde la aplicación web, para que te sea más sencillo el proceso.
- Justo después de un pequeño tiempo de espera debido a la configuración y creación del entorno de trabajo, accederás por fin a tu grupo Teams ya creado y en pantalla te aparecerá el link que podrás compartir con tus amigos, trabajadores, compañeros, etc. Para que estos puedan acceder.
Esto se hace para evitar que cualquiera pueda unirse, ya que se trata de un equipo de trabajo privado, por lo que se requiere invitación del administrador (en este caso, tú).
La interfaz de la herramienta: dónde están las opciones más importantes
Aún te queda mucho camino que recorrer configurando todo tipo de secciones e invitando gente al grupo. Así que para facilitarte el proceso, te enseñaremos dónde están algunas de las opciones de configuración y personalización más importantes:
- Si pulsas en los tres puntos que hay sobre tu nombre de usuario en el grupo, podrás personalizar tu perfil.
- Si lo haces sobre el nombre del equipo de trabajo, podrás hacer lo mismo con el grupo, aunque las opciones aquí son muchas más y más avanzadas.
- En la parte de la izquierda es donde se posicionan las aplicaciones, herramientas y complementos que Microsoft Teams añade a tu grupo de trabajo. Como ya hemos comentado anteriormente, podrás no solo modificar éstas de corte nativo, sino también añadir aquellas de terceros que puedas incorporar (más de 200 entre las que elegir).
Otras mejoras añadidas en recientes actualizaciones
- Se añade la función «Lists», que permite a los usuarios crear procesos automatizados a través del uso de plantillas y reglas lógicas: ya sean a través de las propias listas, colores, alertas, etc. Generando así listas colaborativas concretas.
- Posibilidad de combinar chats grupales tanto entre Skype for business y Teams, como con otros grupos de trabajo de otras empresas que también usen la herramienta.
- Otro nuevo añadido en lo que respecta a la implementación de Skype con Microsoft Teams: Ahora, los usuarios de Skype Rooms podrán unirese y participar con normalidad en las reuniones de Teams Meetings.
- A través de Command Box, los usuarios de forma personal también podrán añadir herramientas a sus espacios personales dentro de Teams.
- Se añade también la posibilidad de programar las reuniones y avisar de las mismas a través de Outlook.
Microsoft Teams con Teamviewer integrado
Otro gran beneficio para todos aquellos que utilicen la herramienta, y que merece una mención aparte. Y es que con Teamviewer integrado se potencia no solo las funciones de control y acceso remoto dentro de Teams, sino también la productividad en línea que ofrece el gestor de grupos y teletrabajo.
Y es que Teamviewer ya de por sí es una herramienta muy útil, con lo que su implementación en el entorno de trabajo potencia aún más ambas herramientas, ofreciendo soluciones y funcionalidades totalmente nuevas.
Como por ejemplo, la conexión de realidad aumentada entre compañeros a través del control remoto, siendo esta probablemente la más importante de todas, aunque no la única: la posibilidad de gestionar todos los grupos de dispositivos con los que se comparta dicho control remoto es otra de ellas.