Microsoft Teams, la herramienta definitiva para el teletrabajo

Microsoft Teams es una herramienta enfocada a potenciar el trabajo en equipo, la nueva apuesta de la empresa por seguir siendo relevante y una de las pioneras en lo que respecta a software dentro del mundo online.

Como sabemos, el teletrabajo es cada vez m√°s com√ļn tanto para grupos de aut√≥nomos y sus trabajadores, como para peque√Īas, medianas y grandes empresas. Recientemente, adem√°s, hemos vivido una pandemia mundial de la que no sabemos a√ļn si saldremos y que ha propiciado esta nueva forma de trabajo a distancia para pr√°cticamente la totalidad del mundo.

Muchos han tenido que cambiar por completo su rutina diaria, así como su método de trabajo habitual: se acabó el ir a la oficina, ahora con el virus y la distancia social, hay que trabajar desde casa.

Así que si eres una de estas personas y/o empresas que se han visto afectadas por esto (que son prácticamente la mayoría) probablemente este artículo te resulte muy interesante, sobre todo porque trabajar a distancia es algo nuevo para la mayoría, y no todos saben cómo hacerlo de la mejor forma posible.

A muchos les ha pillado de improvisto, y no han sabido c√≥mo reaccionar. Sobre todo la preocupaci√≥n de cualquier empresario que se precie es c√≥mo darle los medios a sus empleados para trabajar online, y que √©stos puedan seguir desempe√Īando sus funciones sin limitaciones. Pues bien, la respuesta a todo esto tiene un nombre, y ese es Microsoft Teams.

¬ŅQu√© es Teams, y c√≥mo sacarle el m√°ximo rendimiento?

Teams nace con la premisa de potenciar el trabajo en equipo, un tipo de software cada vez m√°s popular pero que a√ļn no ten√≠a mucha competencia de mercado, sobre todo por parte de una de las m√°s grandes empresas dentro del mundo de la inform√°tica como es la propia Microsoft.

Adem√°s, y como no pod√≠a ser de otra forma, para aumentar su atractivo de cara a la galer√≠a, la herramienta incluye funciones de conectividad con otros programas como Outlook, Hotmail o los servicios ofim√°ticos de Microsoft a trav√©s de Office 365, la versi√≥n en la nube de la popular suite ofim√°tica de la compa√Ī√≠a, que ya triunf√≥ con sus versiones de 2013, Office 2016 y 2019.

Esto lo hace un software de gesti√≥n de equipos y teletrabajo mucho m√°s interesante para los usuarios, ya que vendr√≠a a ser una herramienta ¬ętodo en uno¬Ľ. Con m√°s servicios y ventajas que las del resto (por ejemplo, Slack) a la hora de generar un entorno de trabajo.

Principales características de la herramienta

  • La comunicaci√≥n y la colaboraci√≥n entre usuarios son los dos pilares de Teams, por lo que la posibilidad de crear varios grupos de trabajo, a√Īadir y organizar en ellos a los trabajadores seg√ļn sus puestos o funciones en la empresa es una de las m√°s evidentes.
  • No tienes que preocuparte por el m√°ximo de usuarios, ya que el l√≠mite son 500.000.
  • Se incluye una funci√≥n de compartir pantalla con otros participantes de un mismo grupo, o solo con algunos en concreto, que funciona tanto con el escritorio como con documentos de cualquier tipo, as√≠ como con la interfaz de otros programas y herramientas.
  • De igual forma, los chats e inclusive las videollamadas son tambi√©n otro de los servicios m√°s importantes dentro de Microsoft Teams. Se podr√°n realizar tanto grupalmente como de forma privada y personal entre usuarios, y combinarlo con la funci√≥n de compartir la pantalla. Como dato extra, es posible a√Īadir y quitar personas de dicha videollamada para realizar colaboraciones espor√°dicas, que alguien realice alg√ļn apunte, etc. Esto es perfecto para realizar reuniones expr√©ss, por poner solo un ejemplo.
  • La opci√≥n de b√ļsqueda en todos los chats est√° presente tambi√©n, permitiendo encontrar alg√ļn dato importante en una vieja conversaci√≥n, o volver a revisar cualquier tipo de contenido publicado a trav√©s del programa.
  • Adem√°s, tambi√©n podr√°s compartir y buscar archivos ya que a nivel de almacenamiento Microsoft Teams ofrece 2GB personales para cada usuario y 10GB en total para cada grupo.
  • Este almacenamiento aumenta enormemente si lo complementas con el uso de Office 365, ya que el plan m√°s b√°sico de este incluye hasta 6TB.
Descargar Teams
  • No es la √ļnica caracter√≠stica interesante que surge de unir ambas herramientas: con la implementaci√≥n de Office 365 Teams, tendr√°s acceso a todos los programas ofim√°ticos tanto para cada usuario de forma unipersonal, como para todos a nivel grupal, de forma que podr√°n hacer uso de las mismas simult√°neamente.

    Se podr√° acceder a Word, Excel, etc. A trav√©s de las propias pesta√Īas de la interfaz de Microsoft Teams, lo que agiliza cualquier interacci√≥n y sobre todo potencia el trabajo de grupo. Se puede revisar un documento junto a varios compa√Īeros, o inclusive rellenar una tabla de contenido de forma ordenada entre varios y en tiempo real… Las posibilidades son pr√°cticamente infinitas. De igual forma, tambi√©n estar√°n disponibles los servicios en la nube.
  • M√°s de 300 herramientas, aplicaciones y servicios compatibles, que se encargar√°n de potenciar las posibilidades, el rendimiento y la funcionalidad de una de las herramientas de gesti√≥n de equipos ya de por s√≠ m√°s completa del mercado.
  • Y por √ļltimo, pero no menos importante: por supuesto, Microsoft Teams tambi√©n est√° disponible para m√≥viles.

Descargar Teams gratis para cualquiera

Si todas estas funciones y características te han convencido de que realmente Teams es la herramientas que necesitas para solventar el paso al teletrabajo, entonces te explicaremos cómo descargar Teams y utilizar la herramienta totalmente gratis.

De igual forma, tambi√©n te ense√Īaremos a c√≥mo crear tu primer equipo de trabajo paso a paso dentro de la aplicaci√≥n. ¬°Lo dem√°s es cosa vuestra!

  1. En primer lugar, deber√°s de acceder a la herramienta a trav√©s de la web de la propia compa√Ī√≠a.
  2. Una vez ah√≠ podr√°s optar por su versi√≥n gratuita o la de ¬ępago¬Ľ, que pasa por la suscripci√≥n a Office 365.
  3. A continuación, el correo de tu cuenta Microsoft será el que se utilice también como base para el entorno de trabajo. Si en dicha cuenta dispones ya de cualquier otra herramienta o servicio compatible con Microsoft Teams, también estará incorporado.
  4. Tras hacer clic en siguiente, podr√°s seleccionar el entorno y la finalidad para la que vaya a ser utilizado Teams.

Crear tu primer grupo de trabajo con Teams

  • Entramos en el tramo final de la configuraci√≥n de la herramienta. En la pr√≥xima pantalla se deber√° de a√Īadir el nombre ya sea de la empresa o el centro educativo, y pulsar sobre ¬ęConfigurar Ahora¬Ľ.
  • Es precisamente en este paso donde deber√°s de seleccionar algunas opciones b√°sicas totalmente personalizadas y personales para aplicarlas a tu primer grupo de trabajo, por lo que las dejamos a tu elecci√≥n. Eso s√≠, te aconsejamos seleccionar hacerlo desde la aplicaci√≥n web, para que te sea m√°s sencillo el proceso.
  • Justo despu√©s de un peque√Īo tiempo de espera debido a la configuraci√≥n y creaci√≥n del entorno de trabajo, acceder√°s por fin a tu grupo Teams ya creado y en pantalla te aparecer√° el link que podr√°s compartir con tus amigos, trabajadores, compa√Īeros, etc. Para que estos puedan acceder.

Esto se hace para evitar que cualquiera pueda unirse, ya que se trata de un equipo de trabajo privado, por lo que se requiere invitaci√≥n del administrador (en este caso, t√ļ).

La interfaz de la herramienta: dónde están las opciones más importantes

A√ļn te queda mucho camino que recorrer configurando todo tipo de secciones e invitando gente al grupo. As√≠ que para facilitarte el proceso, te ense√Īaremos d√≥nde est√°n algunas de las opciones de configuraci√≥n y personalizaci√≥n m√°s importantes:

  1. Si pulsas en los tres puntos que hay sobre tu nombre de usuario en el grupo, podr√°s personalizar tu perfil.
  2. Si lo haces sobre el nombre del equipo de trabajo, podrás hacer lo mismo con el grupo, aunque las opciones aquí son muchas más y más avanzadas.
  3. En la parte de la izquierda es donde se posicionan las aplicaciones, herramientas y complementos que Microsoft Teams a√Īade a tu grupo de trabajo. Como ya hemos comentado anteriormente, podr√°s no solo modificar √©stas de corte nativo, sino tambi√©n a√Īadir aquellas de terceros que puedas incorporar (m√°s de 200 entre las que elegir).

Otras mejoras a√Īadidas en recientes actualizaciones

Office 365 teams
  • Se a√Īade la funci√≥n ¬ęLists¬Ľ, que permite a los usuarios crear procesos automatizados a trav√©s del uso de plantillas y reglas l√≥gicas: ya sean a trav√©s de las propias listas, colores, alertas, etc. Generando as√≠ listas colaborativas concretas.
  • Posibilidad de combinar chats grupales tanto entre Skype for business y Teams, como con otros grupos de trabajo de otras empresas que tambi√©n usen la herramienta.
  • Otro nuevo a√Īadido en lo que respecta a la implementaci√≥n de Skype con Microsoft Teams: Ahora, los usuarios de Skype Rooms podr√°n unirese y participar con normalidad en las reuniones de Teams Meetings.
  • A trav√©s de Command Box, los usuarios de forma personal tambi√©n podr√°n a√Īadir herramientas a sus espacios personales dentro de Teams.
  • Se a√Īade tambi√©n la posibilidad de programar las reuniones y avisar de las mismas a trav√©s de Outlook.

Microsoft Teams con Teamviewer integrado

Otro gran beneficio para todos aquellos que utilicen la herramienta, y que merece una mención aparte. Y es que con Teamviewer integrado se potencia no solo las funciones de control y acceso remoto dentro de Teams, sino también la productividad en línea que ofrece el gestor de grupos y teletrabajo.

Y es que Teamviewer ya de por s√≠ es una herramienta muy √ļtil, con lo que su implementaci√≥n en el entorno de trabajo potencia a√ļn m√°s ambas herramientas, ofreciendo soluciones y funcionalidades totalmente nuevas.

Como por ejemplo, la conexi√≥n de realidad aumentada entre compa√Īeros a trav√©s del control remoto, siendo esta probablemente la m√°s importante de todas, aunque no la √ļnica: la posibilidad de gestionar todos los grupos de dispositivos con los que se comparta dicho control remoto es otra de ellas.